الفاتورة عادةً هي مستند رسمي يرسله البائع إلى المشتري يسرد جميع تفاصيل المبيعات والسلع أو الخدمات التي قدمها، والمبلغ الذي يطالب المشتري به.
ولكن هناك بعض المواقف التي قد يرغب فيها البائع في إرسال فاتورة كتوقع للتكاليف المُضمنة في اتفاقية البيع القادمة، وهنا يحل دور الفاتورة الأولية أو الشكلية، فهي توقع للمعاملات المستقبلية، وبالتالي لا تمثل إيصالًا ماليًا رسميًا.
وبينما تستخدم الشركات في جميع الصناعات تقريبًا الفاتورة الأولية للحصول على الموافقة على طلبات الشراء الداخلية، للفاتورة الأولية استخدامات مختلفة على صعيد التجارة الدولية. إذ تعتبر الفاتورة الأولية أو الفاتورة الشكلية من المستندات والوثائق اللازمة للتخليص الجمركي، فهي تعمل على تبسيط عملية الاستيراد من خلال تيسير عمليات الاستلام والتخليص الجمركي، إذ يتم الاتفاق على جميع الشروط مقدمًا.
توفر معظم الفواتير المبدئية لك كمستورد سعر بيعٍ دقيق، تستطيع عن طريقها تقدير أي عمولات أو رسوم، مثل الرسوم الجمركية أو تكاليف الشحن. على الرغم من أن الفاتورة المبدئية قد تكون عرضة للتغيير، إلا أنها تمثل تقديرًا مقبولًا لتجنب تعريضك لأي رسوم غير متوقعة وكبيرة بمجرد أن تصبح المعاملة نهائية.
ما هي الفاتورة الأولية proforma invoice؟
الفاتورة المبدئية أو الفاتورة الشكلية: هي عرض سعر في صيغة فاتورة يمكن أن تطلبها كمستورد لعدة أسباب؛ كتقديم طلب للحصول على رخصة استيراد، أو التعاقد للمعاينة قبل الشحن، أو إصدار خطاب الاعتماد المستندي.
تُرسل فاتورة البيع الأولية إلى المستورد قبل الشحن أو تسليم البضائع، وتصف الفاتورة عادةً العناصر المشتراة ومعلومات مهمة أخرى ، مثل وزن الشحن ورسوم النقل.
ما هو الغرض من الفاتورة الأولية؟
هناك أسباب رئيسة وراء احتياج عملك واستيرادك إلى إنشاء فاتورة بيع مؤقتة قبل البيع الفعلي وهي كالآتي:
- تقدير التكلفة بدءاً من سعر الشحنة إلى الرسوم الجمركية والضرائب وتكاليف الشحن وغيرها، فتعمل الفواتير الأولية كنوع من اتفاق بينك وبين عميلك.
- تعتبر الفاتورة الأولية الأساس لعملية البيع ، وتفصيل العناصر مع إشارة دقيقة للمبلغ الإجمالي المستحق، لكنها لا تلزمك بالسداد. وهذا يجعل الفاتورة الأولية الخيار المثالي لك للتفاوض ودراسة جدوى التجارة، حيث إنها تقدم تصورًا مبدئيًا يمكن تعديله لاحقًا إذا لزم الأمر.
- تعتبر الفاتورة الأولية ضرورية للشحن الدولي نظرًا لأنها غالبًا ما تتضمن تفاصيل حول رسوم الشحن والتعبئة والوزن والتسليم ، فغالبًا ما تُستخدم الفواتير الأولية في القيام بالشحن الدولي.
محتويات الفاتورة الأولية
هناك مجموعة من المعلومات يجب تضمينها في الفاتورة الأولية عليك الحرص على أن تكون واضحة، وهناك مجموعة من المعلومات المشتركة بين الفاتورة الأولية والفاتورة التجارية وهي:
- رقم الفاتورة.
- اسم شركتك وعنوانها وبيانات الاتصال الخاصة بك.
- اسم المورد وعنوانه ومعلومات الاتصال به.
- تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق.
- مدة صلاحية السعر المطروح في الفاتورة.
- شروط الدفع (سواء قمت بالدفع أم لا في المرحلة الأولية، يجدر إعطاؤك تعليمات حول كيفية الدفع).
- ضريبة القيمة المضافة (على الرغم من أن النموذج الأولي ليس فاتورة ضريبية، فلا يزال يتعين عليك إظهار المبلغ المتوقع لضريبة القيمة المضافة)
- وصف وكمية وتكلفة المنتج الإجمالية.
- نوع التعاقد ومايشمله إجمالي التكلفة من شهادات أو غيرها.
- بيان العبوة أو طريقة تعبئة البضائع.
- مدة الشحن ووصول البضائع بالتقريب.
على عكس فاتورة المبيعات النهائية ، يجب أن تشمل الفاتورة الأولية ما يلي:
مصطلح “الفاتورة الأولية” ، لذلك تذكّر أنها ليست فاتورة مبيعات أو فاتورة ضرائب أو عبارة “هذه ليست فاتورة ضريبية”
ما الفرق بين الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية؟
الفاتورة الأولية ليست فاتورةً حقيقية، فهناك أمران مطلوبان في الفاتورة حتى يتم اعتبارها فاتورة حقيقية (أو قانونية) بمعنى أنّها ملزمة قانونيًا، بما في ذلك كلمة “فاتورة” ورقم الفاتورة الفريد في السجلات. بدون هذه المعلومات، لا يكون للفاتورة أي قيمة قانونية أو مالية.
بالمقابل يجب ألا تتضمن الفاتورة الأولية رقم فاتورة ، ويجب أن تذكر بوضوح “الفاتورة الأولية” بدلاً من “الفاتورة” فقط. نظرًا لأن الفواتير الأولية لا تستوفي متطلبات الفاتورة الحقيقية ، فإنها لا تحمل نفس الوزن القانوني ، مما يعني:
- أنت كمستورد غير مطالب بدفع المبلغ المدرج في الفاتورة الأولية فهي ليست فاتورة رسمية، لذلك لا يتعين عليك دفع هذا وعدم تضمينها في إدارتك.
- لا ينبغي تسجيل المبلغ الإجمالي المستحق المذكور في الفاتورة لا في حساباتك ولا في حسابات المورد حالها كحال أي عرض سعر.
- لا يمكنك استخدام الفواتير الأولية لاستعادة ضريبة القيمة المضافة.
انتبه: قبل أن تعتمد الفاتورة الأولية
لتضمن أن تصلك البضائع التي تريد بالجودة التي تريد هناك مجموعة من النصائح والخطوات عليك الالتزام بها:
- اسأل عن المصنع وسمعة المصنع، ليس من الضروري أن تكون بضاعة جميع المصانع بجودة عالية، لأن بعض المصانع تغير من الجودة.
- في عرض السعر لا تركّز فقط على السعر، بل أعِر انتباهاً كبيرًا للبنود المذكورة في فقرة”tools”، فمثلًا بند كالدفع “when loading” يعني عند ميناء التسليم وليس بعد التحميل، وعبارة مثل التسليم بعد “ 30working days ” لا تعني التسليم بعد 30 يوم، بل تعني التسليم بعد 30 يوم عمل، من دون حساب أيام العطل الأسبوعية وأي عطلة أخرى.
- انتبه لشروط الضمان في الفاتورة، ففكرة الضمان حسب الاستخدام، قد تكون الثغرة التي يتبرأ منها المورد من أي مسؤولية تجاه أي عطب في البضاعة، فيدعي أنّك استخدمتها، وإثبات العكس يقتضي إعادة شحن البضاعة إليه متحملّا كل التكاليف ليستمر الموضوع شهور ولن تستطيع إثبات عدم استخدامك للبضاعة.
- عليك أن تختار موردّا تستطيع العودة إليه، أنت أو أي أحد من طرفك في بلده، فرفع دعوى لن يكون في مصلحتك والوقت اللازم للبت في الأمر لن يضرّ أحد سواك، حل مشكلتك مع المورد لن يكون إلا بالتفاوض.
ختامًا، على الرغم من استهانة الكثيرين بأهمية الفاتورة الأولية، إلا أنّها كما لاحظت مهمة جدّا، وإغفال أحد بنودها وشروطها، قد يكّفك الكثير. فاحرص على أن تتم تعبئتها بشكل دقيق ولا تغفل من تفاصيلها شيئًا، لتستطيع الاستيراد بشكلٍ آمن وناجح.
