يلعب التواصل الفعال مع الموردين دورًا هامًّا في اكتساب علاقات عمل تجارية موثوقة تسمح لك بالحصول على المنتجات المطلوبة بالأسعار المناسبة.
ربما تتساءل:
- كيف أجد المورد المناسب وأحصل على أفضل الأسعار والعروض؟
- كيف أميز المورد الجيد من المورد السيئ؟
ولهذا، سنعرض لك في هذا المقال خطوات مهمة للتواصل الفعال مع الموردين من أجل الوصول إلى هدفك بتطوير علاقات قوية معهم، تعزيز الثقة ودعم الأهداف المشتركة.
1. كن خبيرًا بمنتجك
التواصل والتفاوض على العقد مع المورد يمكن أن يكون مثل لعبة الشطرنج. فهم منتجك والخبرة به هو نصف المعركة.
تعود أهمية الخبرة بالمنتج إلى ما يلي:
- تتيح لك معرفة المنتج فهم المنافسة بشكل أفضل، فعندما يوضح مورد أن سبب ارتفاع سعر منتجه هو وجود ميزة معينة في المنتج، أو أنه يتميز عن منتجات المنافسين ببعض المواصفات، خبرتك تساعدك على تقدير ما إذا كانت هذه الميزات مهمة أو تستحق هذا الارتفاع في السعر، أو أن هذه الميزات غير موجودة بالمنتج أصلًا.
- تساعدك الخبرة بالمنتج على الرد على أي مشاكل اختلاف في الجودة بشكل صحيح، فمعرفة مواصفات المنتج بدقة تجعلك تميز بين الصناعة الدقيقة من الصناعة المزيفة أو المغشوشة .
- تسمح لك معرفة المنتج بمواصلة التعلم واكتشاف مزايا إضافية لتوسيع آفاق مشروعك.
- تمنحك الخبرة بالمنتج الثقة أثناء التفاوض.
2. اجعل رسالتك واضحة وموجزة
ذهبت إلى موقع علي بابا على سبيل المثال، وأعجبك مجموعة من الموردين. خطوتك التالية هي إرسال رسالة واضحة وموجزة للمورد، مع تجنّب الإكثار من الأسئلة، من الضروري كتابة رسالتك بشكل جيد عند التواصل مع موردي علي بابا أو أي مورد آخر ولبلوغ هذا الهدف ضع خطة للتواصل بشكل أكثر فاعلية مع مورديك.
اقترب منهم أولاً برسالة بريد إلكتروني تمهيدية، تأكد من احتواء رسالتك على جميع البيانات الهامة التي يحتاج الطرفان إلى معرفتها. منها:
- تقديم نفسك
- تقديم شركتك
- أكبر قدر من تفاصيل المنتج الذي تبحث عنه.
من خلال رسالتك، لا تنس تعزيز الاتصال الواضح والمتسق، تمامًا كما هو الحال في حياتنا الشخصية، يعد التواصل الواضح والمتسق أمرًا أساسيًا في علاقات العمل، وذلك لبناء علاقات فعالة وطويلة الأمد مع الموردين، من المفيد اعتبار المورد امتداد لعملك وله الحق في الاحترام المهني الممنوح لزملاء العمل.
3. في حال عدم الرد على الرسالة الأولى أتبعها بأخرى
ماذا لو لم يستجب المورد لرسالتك؟ قد يكون لدى موردك رسائل بريد إلكتروني من العديد من التجار المهمين. وهذا يؤدي في بعض الأحيان إلى عدم فتح بريدك الإلكتروني أبدًا. ومن المؤكد أنك لن تحصل على أي رد إذا لم يفتح المورد رسالتك.
أسهل طريقة لزيادة احتمالية فتح بريدك الإلكتروني هي إرسال رسالة أخرى مع تغيير نص موضوع الايميل إلى نص يلفت أنظار المورد، مثل:
- “تجارة مربحة قد تفوتك لأنك تجاهلت هذا الايميل”
باستخدام هذه الطريقة البسيطة، فإنك تستفز المورد لجذب انتباهه. اجعل هدفك هو زيادة فرصهم في فتح البريد الإلكتروني الخاص بك.
في حالة عدم استجابة المورد بسرعة (1-3 أيام)، فانتقل للتالي، لأن المورد غير المستجيب يسبب لك مشاكل مستقبلًا.
4. قم بتحليل ردود الموردين وابدأ عملية تصفية جديدة
بعد عملية تقييم الموردين الأولى – عند بدء بحثك عن الموردين ومطالعة تقييماتهم ومراجعات العملاء السابقين لهم واستثناء بعضهم من امكانية التعامل والتواصل معهم – تأتي عملية التقييم والتصفية الثانية، عندما يرد عليك الموردون الذين تواصلت معهم، فإن ردودهم ستساعدك على تكوين صورة واضحة عنهم، ومن أهم الأمور التي عليك التأكد منها هي هل يمكن لموردك تقديم ما تريد وقتما تريد؟ والإجابة على هذا السؤال المهم ستجعلك تتساءل أكثر عن موردك المحتمل، أسئلة مثل:
- هل هو مستقر ماليًا؟
- ما تاريخ تأسيس شركته؟
- هل تعرف أي شخص تعامل معه ويمكن أن يوصي به؟
- هل هو مدرج في أي من قوائم المورّدين المعتمدين من جمعيات تجارية أو حكومية؟
قم ببعض البحث للإجابة على تساؤلاتك وحاول تقليص قائمتك إلى ما لا يزيد عن أربعة أو خمسة مرشحين. عند تصفية قائمة الموردين المحتملين، يستحسن الاستعانة بالمعايير التالية.
- الموثوقية: يجب أن يكون المورد أهلًا للثقة وأن تتمتّع منتجاته بالسمعة الحسنة. فخذلان موردك معناه خذلان زبائنك، يمكنك التحقق من ذلك من خلال مراجعات المشترين لمنتجاته، إضافة إلى الإجابة عن الأسئلة سالفة الذكر.
- الجودة: يجب أن تكون جودة منتجاتك على النحو المطلوب، حيث يربط عملاؤك الجودة الرديئة بك، وليس بمورديك. احرص على الجودة من خلال التأكيد بدقة على مواصفات المنتج المطلوبة وعدم ترك أي شيء غامض.
- قيمة المال: السعر الأقل لا يمثل دائمًا القيمة الأفضل. إذا كنت تريد الموثوقية والجودة من مورديك، فيتعين عليك تحديد المبلغ الذي ترغب في دفعه مقابل منتجات بجودة معينة حيث يكون هناك توازن وتوافق بين التكلفة والموثوقية والجودة والخدمة.
- خدمة قوية وتواصل واضح: أنت بحاجة إلى التسليم في الوقت المحدد من موردك، أو على الأقل يخبرك في حال كان هنالك أي تأخير لأخذ الاحتياطات اللازمة. سيرد أفضل الموردين على اتصالاتك لتلبية احتياجاتك وتزويدك بالمستجدات وتقديم خدماتهم بشكل أفضل.
- الأمن المالي: من الجدير دائمًا التأكد من أن المورد الخاص بك لديه قدرة إنتاجية تكفي لينتج ما تريد عندما تحتاج إليه.
- نهج الشراكة: تفيد العلاقة القوية كلا الجانبين. يقر موردوك بمدى أهمية عملك بالنسبة لهم عندما يبذلون قصارى جهدهم لتقديم أفضل خدمة ممكنة. ومن المرجح أن تخلق هذه الاستجابة الإيجابية من خلال التعامل مع المورد الخاص بك كشريك والاهتمام به.
5. تفاوض مع بقية الموردين
عن المفاضلة بين الموردين هناك مجموعة من المعايير الرئيسة التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار عند تحديد أهداف التفاوض مع الموردين. وقد تشمل:
- السعر
- الجودة
- شروط الشحن (عادة ما يشار إليها بالإنكوترمز)، حيث تختلف طرق الشحن ولكل طريقة شروطها وسعرها الخاص.
- شروط الدفع
- خدمة ما بعد البيع وترتيبات الصيانة
وقبل أن تبدأ في التفاوض، ضع قائمة بالعوامل الأكثر أهمية بالنسبة لك. قرر ما لست مستعد لتقديم تنازلات بشأنه.
فمثلًا، إذا كنت تطلب منتجًا بكميات كبيرة، فقد ترغب في العثور على مورد يقدم لك خصمًا. أو إذا كنت تستثمر في برنامج كمبيوتر معقد، فقد ترغب في التأكد من توفير التدريب كجزء من الصفقة.
مفتاح التفاوض الناجح هو تحديد نتيجة التفاوض المفضلة لديك والمحاولة للوصول لها. لكن كن واقعياً – إذا لم تكن مستعداً لتقديم تنازلات، فلن يذهب التفاوض بعيداً.
تذكر أنه إذا كنت ترغب في القيام بمزيد من الأعمال مع المورد في المستقبل، فيجب أن تهدف إلى إبرام صفقة تسعد وترضي الطرفين.
6. قم بتصفية أخرى واطلب العينات
قد تسأل نفسك: حسنًا، ماهو المورد الذي أختاره بعد التصفية الأولى وماذا أفعل للنجاح في اختيار الأفضل؟ فيما يلي بعض النصائح:
- للحصول على المورد المناسب لعملك يجب عليك التأكد من معرفة ما تحتاجه. لا تنجذب إلى عروض البيع التي لا تتوافق مع متطلباتك.
- اقضِ وقتًا في البحث واسأل من حولك حيث يمكن للأشخاص أو الشركات الأخرى التي لديها خبرة مباشرة مع الموردين تقديم نصائح مفيدة لك.
- اتفق على مستويات الخدمة قبل أن تبدأ فمن الجيد أن تتفق على مستويات الخدمة قبل أن تبدأ التداول حتى تعرف ما يمكن توقعه من المورد الخاص بك – وهم يعرفون ما يمكن توقعه منك.
- لا تشترِ من الكثير من الموردين، لأن من الأسهل عليك إدارة عدد أقل من الموردين – وربما تكون أكثر فعالية من حيث التكلفة -. ولكن لا تعتمد على مورد واحد فقط، من الجدير دائمًا أن يكون لديك مصدر بديل جاهز للمساعدة في الأوقات الصعبة.
- طلب العينات:
بمجرد أن تستقر على مورد لمنتجك الجديد، فقد حان الوقت لطلب عينات.
سيطالبك معظم الموردين بثمن العينات. عادة لا يوجد مجال للتفاوض على دفع ثمن العينة إلا إذا كنت قد عملت مع المورد لفترة أطول.
باستخدام النصائح المذكورة أعلاه، يمكنك تحسين علاقتك مع موردك وتحقيق هدفك. حيث تؤثر قدرتك على التواصل الفعال وزيادة رضا الموردين بشكل إيجابي على صافي أرباحك.
نصف المعركة هو تذكر هذه القاعدة الذهبية “عامل الآخرين بالطريقة التي تريد معاملتك بها”. من هنا، كن مستعدًا وواسع المعرفة في مجالك. عند معرفة منتجك واحتراف إدارة عملك، فإنك تنشئ نظامًا للاتصال بالموردين أكثر قابلية للإدارة والقياس ثم التطوير.
