يعد التواصل الجيّد مع المورد أمرًا بالغ الأهمية في أي مشروع استيرادي، فسوء الفهم ولو كان بسيطًا يمكنه أن يتسبب في أضرار جسيمة لشركتك أو مشروعك. وللموردين دور أساسي في كل مرحلة من مراحل تصنيع المنتج.
لذلك، كونك تاجر تحتاج إلى التعاون والعمل عن كثب مع مورديك للحصول على ما تريده بالضبط في منتجاتك. وذلك بحكم أن منتجاتك هي العنصر الفاصل بين نجاح تجارتك الدولية وفشلها.
تؤدي التعليمات الغير واضحة بخصوص المنتج أو وظيفته، العلامات المطلوبة على المنتج، مواصفات التعبئة والتغليف … الخ، عدم الوضوح بشأن هذه المعلومات يؤدي إلى إضاعة الوقت، ومخاطر تتعلق بسلامة المنتج وبالتالي إهدار المال.
لمنع سوء الفهم مع الموردين يجب أن تكون توجيهاتك الخاصة بالمنتج واضحة دون أيّ غموض، وفي هذا الصدّد نقدم لك في السطور التالية ما يساعدك على تجنب أيّ سوء فهم بينك وبين المورد لإتمام عملية الاستيراد بنجاح، فتابع معنا…
الخطوة الأولى: توضيح وشرح الهدف والوظيفة المقصودة من المنتج
في حال تصنيع منتج فريد أو ذا مواصفات خاصة، يجب عليك شرح الهدف والوظيفة المقصودة من المنتج بالتفصيل لموردك حتى لو بدا ذلك واضحًا لك. وإلا فأنت تخاطر باستلام شحنة لا تلبي توقعاتك أو توقعات زبائنك.
أنصحك أيضًا الأخذ في الإعتبار الاختلافات الثقافية بين الدول الشرقية والغربية، فهناك أشياء يتم استخدامها في الحياة اليومية وتعد عنصرًا أساسيًا في الشرق في الوقت نفسه قد تكون نادرة جدًا وأحيانًا لا توجد في الغرب، مثال: انت متخصص في استيراد الأواني المنزلية وتريد استيراد المنتجات من دولة غربية وأردت استيراد منتج مثل صينية معدنية محدبة لإعداد الخبز، هذا المنتج موجود غالبًا في مطبخ الشرق الأوسط وجنوب آسيا، لذا عليك شرح وظيفته على الوجه المناسب للمورد الغربي.
يندرج تحت شرح وظيفة المنتج بضعة عوامل مثل:
- مواد الصناعة: إذا كنت تستورد منتج من الفولاذ المقاوم للصدأ، فقد تحتاج إلى طلاء سميك من الزنك. وقد تفضل نسبة معينة من القطن في حال بيع المنسوجات. وعند استيراد ملاعق الأكل فربما تريد التأكد من عدم وجود حواف حادة على المنتج. هذه مجرد أمثلة توضح الحاجة إلى تحديد متطلبات مواد الصناعة بوضوح.
- الوزن والأبعاد: يتعيّن عليك تحديد جميع المواصفات مثل وزن وأبعاد المنتج (تعتبر الأبعاد المحددة بوضوح مهمّة بشكل خاص لمصنعي الملابس وغيرها من الصناعات بالطبع).
- متطلبات اللون: تلعب ألوان المنتج دورًا مهمًا، يختلف حجم الطلب على لون معين حسب ثقافة البلد والسوق المستهدف، لذلك إدراج الألوان المرغوبة واللازمة من المتطلبات الضرورية. عادةً ما يتم التحقق من متطلبات اللون للمنتج باستعمال حامل ألوان Pantone.
تستطيع أن تغطي جميع المواصفات الفنية للمنتج بكتابة بيان يوضح تلك المواصفات، يسمى هذا البيان “ورقة مواصفات المنتج“.
الخطوة الثانية: تحديد وحدات قياس المنتجات والتغليف
نظرًا لاختلاف وحدات القياس في الصين عن بعض البلدان، يجب عليك تحديد وحدات قياس المنتجات والتغليف بشكل واضح ودقيق. حيث أن النظام المتري هو النظام الشائع والمستخدم في الصين. على عكس أمريكا مثلًا، يُعتمد النظام البريطاني بشكل أبرز من النظام المتري. لهذا وعيك بالأنظمة القياسية المعتمدة حتميٌّ لتجنب سوء الفهم بينك وبين المورد.
على المستوى العالمي، هناك ثلاث أنظمة قياسية لقياس المنتجات وما يتعلق بها، وهي:
- النظام المتري Metric system (يُعرف أيضًا بالنظام الدولي للوحدات (SI)، ويستخدم بشكل أبرز من الأنظمة الأخرى).
- النظام الإمبراطوري البريطاني Imperial system.
- النظام العرفي الأمريكي US Customary System.
- وحدات النظام المتري SI
عمومًا، يحتوي النظام المتري سبع كميات أساسية قابلة للقياس، في الجدول أدناه يمكنك الاطلاع على الكميات السبع المختلفة ووحدات قياساتها.
| الكمية | وحدات النظام المتري SI |
| الطول | متر |
| الكتلة | كيلوغرام |
| الوقت | ثانية |
| درجة الحرارة | كلفن |
| التيار الكهربائي | أمبير |
| شدة الإضاءة | إضاءة شمعة |
الخطوة الثالثة: بيان العلامات المطلوبة على المنتج ومواصفات التعبئة والتغليف المطلوبة
إلى جانب متطلبات وظيفة المنتج، غالبًا ما يكون المستوردون ذوو الخبرة مدركين تمامًا لحاجتهم إلى توضيح كيفية تعبئة وتغليف منتجاتهم. كما تعلم، فإن البضاعة المغلفة والمعبئة بشكل جيد تكون محمية من الأضرار ومن أي مساس من قبل المناولين لهذه البضاعة، ما يضمن وصولها لمخزنك آمنة.
وسوء فهم المورد لمواصفات التعبئة والتغليف لا يضر بسلامة المنتج فقط، بل وربما يضر بسعر الشحن أيضًا.
يمكن أن يؤثر وزن العبوة وأبعادها بشكل كبير على تكاليف الشحن. على سبيل المثال، لنفترض أنك تخطط لشحن 1000 علبة من مستحضرات التجميل من كوريا الجنوبية في حاوية شحن طولها 40 قدمًا. إذا كانت العبوات أعرض بمقدار بوصة واحدة فقط من عرض الحاوية، فقد تحتاج إلى استئجار مساحة في حاوية ثانية. قد يبدو في البداية وكأنه خطأ بسيط لكن يمكن أن يكون له تأثير مضاعف على كامل سلسلة التوريد الخاصة بك.
لذلك من المنطقي توخي الحذر عند تحديد جميع مواصفات التعبئة والتغليف، خاصة عند تصنيع سلع عالية الجودة أو سلع هشّة.
إضافة إلى ذلك، أعط بيان معلومات الملصقات والعلامات المطلوبة على المنتج للمورد. من الأفضل أن يكون لديك علامات بسيطة وسهلة لا تحتاج إلى تعديل. ولا تنس تقديم التعليمات المتعلقة بوضع النص والشعارات والرموز وغيرها من المعلومات الضرورية.
الخطوة الرابعة: عمل قائمة لفحص جودة المنتجات
كأي تاجر، قد تنتابك مخاوف كثيرة تتعلق بجودة المنتج، ولهذا السبب تأتي قائمة فحص جودة المنتجات لتزيح كل تلك المخاوف. إن إنشاء قائمة لمراقبة وفحص جودة منتجاتك (QC) يجعل من السهل على المورد أن يفهمك جيدًا ويقدم لك منتجات مطابقة لمتطلباتك.
قائمة فحص الجودة Quality Control هي قائمة لتدقيق الجودة التي تريدها لمنتجاتك. تتناول قائمة فحص الجودة الفعالة كلاً من متطلبات المنتج ومعايير الفحص من خلال:
- تحديد متطلبات المنتج التي من المتوقع أن يفي بها المورد (من ورقة مواصفات المنتج).
- توفير معايير موضوعية لفحص المنتج للتأكد من أن البضائع تلبي توقعات العميل.
وتتضمن القائمة المعلومات التالية:
- مواصفات المنتج: مثل الوزن والأبعاد.
- مواصفات التعبئة والتغليف: مثل التشكيلة والمواد.
- إجراءات فحص المنتج: مثل السلامة والأداء الوظيفي.
- المعدات اللازمة للفحص: مثل المقاييس ومعدات الاختبار الكهربائية.
- تصنيف العيوب على أساس عيوب حرجة، عيوب كبيرة وعيوب ثانوية.
ليس من الصعب إنشاء قائمة فحص الجودة؛ يمكنك أن تنجز القائمة حتى لو لم يكن لديك أي تدريب في هذا المجال. عندما تريد استيراد منتج ما فإنك من الطبيعيّ أن تبحث عن المنتج المثالي وتعرف كيف يجب أن يكون المنتج ومواصفاته الدقيقة بناءً على النوع والميزانية والسوق المستهدف، وتدرك جيدًا الجودة التي يجب أن يتمتع بها أكثر من منتج منافس آخر. وفي هذا الصّدد، يمكنك ببساطة إنشاء قائمة فحص الجودة على جدول بيانات والعمل بها.
بالإمكان أيضًا أن تطلب من طرف ثالث مساعدتك في إنشاء قائمة مراقبة الجودة إذا كنت غير متيقِّن من قدرتك على إنشائها. يمكن لمتخصصي مراقبة الجودة التابعين لجهات خارجية مساعدتك في تصنيف عيوب جودة المنتجات الشائعة بناءً على العيوب الحرجة والكبيرة والثانوية. لديهم أيضًا معلومات حول المتطلبات القانونية ومعايير الاختبار المتداولة للمنتج. إضافة إلى ذلك، يمكنهم أيضًا مساعدتك في ترجمة قائمة فحص الجودة الخاصة بك إلى لغة موردك.
ختامًا، لا يسعنا إلا أن نؤكد على أهمية المعرفة الجيدة لمنتجك أولًا حتى يتسنى لك التواصل الفعّال مع المورد وإيصال المعلومات له بالشكل الواضح من أجل تجنب أيّ سوء فهم.
