هل سبق لك وسمعت عن ورقة مواصفات المنتج المستورد من الصين أو غيرها؟ هل لديك فكرة عن أهمية ورقة مواصفات المنتج عند الإستيراد؟
إذا كانت إجابتك لا، وتحتاج للتعرف عليها، فهذا المقال سيفي بالغرض، ويجيبك على كل تساؤلاتك. وإذا كانت إجابتك نعم، فأنت واحد من كثير من التجار؛ الذين يعرفون ما هي ورقة مواصفات المنتج؛ ولكن لا يعرفون كيفية كتابة هذه الورقة، وما هي أهميتها الحقيقية.
ستجد في السطور التالية دليلاً كاملاً عن ورقة مواصفات المنتج، و أهميتها عند الاستيراد، وستكون قادراً على صياغة ورقة الاستيراد الخاصة بمنتجك، من دون عناء البحث في الإنترنت أو طلب المساعدة من أحد.
نحن ذاهبون للتعرف على أداة بسيطة جداً لمساعدتكم في التخطيط الصحيح للاستيراد وضمان الجودة، فهيا بنا...
ما هي ورقة مواصفات المنتج؟
ورقة مواصفات المنتج هي وثيقة تفصيلية، تتقدم بها للمورد أو المصنع الذي تريد الاستيراد منه؛ إذ تحدد الورقة بشكل دقيق المنتج الذي تريده، ما هي مكوناته الدقيقة؟ و الكمية المطلوبة. وتتضمن الوثيقة لمحةً عامةً عن المنتج وصوراً له، وأجزاءَ عديدةً توضح بشكل مفصّل المكونات الفردية التي تريدها في منتجك، وبعض الشروط الضرورية؛ كالشهادات المطلوبة وشروط التعبئة والتغليف، وهي من أهم الخطوات لضمان جودة منتجك من ناحية كما تفيدك من ناحية أخرى عند البدء في التفاوض مع الموردين.
ورقة مواصفات المنتج الجيدة لابد أن تكون:
- مختصرة: توضح تماماً ما تريده ولا تحتوي على تفاصيل غير ضرورية.
- شاملة: لا يغيب عنها أي تفصيل فيما يتعلق بالمنتج المطلوب.
- مكتوبة بلغة بسيطة وسهلة القراءة: حيث ننصحك بترجمتها إلى لغة بلد الاستيراد (الصينية أو الهندية مثلاً).
- مرتبة ومنظمة بشكل جيد: على شكل نقاط لتوضيح كل أمر على حدة.
- تحتوي على صور توضيحية للمنتج المطلوب تظهر فيها التفاصيل المطلوبة.
أهمية إنشاء ورقة مواصفات المنتج
بعد تعرفك على ماهية ورقة مواصفات المنتج، وأهم محاورها، يأتي السؤال الآن حول مدى أهمية هذه الورقة، وكيف تفيدك كمستورد؟
الحقيقة التي يجهلها الكثير من المستوردين، أن كتابة ورقة مواصفات المنتج هي جزء مهم في التجارة الدولية، وهي إحدى عوامل النجاح في التجارة من أي بلد.
تتمحور أهمية ورقة مواصفات المنتج حول:
1. مساعدة المصانع والموردين على فهم متطلباتك
أليس من الأفضل أن تقدم هذه الورقة للمورد لفهم ما تريد بدلاً من سرد التفاصيل التي تريدها في المنتج عبر الإيميل والرسائل الطويلة والصور؟
بالتأكيد نعم، فإن ورقة مواصفات المنتج من شأنها أن تختصر كل ذلك الوقت والجهد، بالإضافة لأنها تجنبك مخاطر نسيان بعض الموصفات الضرورية أو أي سوء فهم قد يحدث إذا قمت بشرح تفاصيل المنتج للمورد؛ عبر الرسائل الطويلة أو البريد الإلكتروني.
2. الحصول على خدمة عملاء جيدة، ومنع استغلالك
عند شعور بعض الموردين بعدم خبرتك في المنتج، فإنهم لن يستجيبوا لك بالشكل المطلوب، أو من الممكن أن يقوم بعضهم بنُصحك بجودة معينة يريدون بيعها، لأنها من الممكن أنها تحقق لهم ربحاً أكبر، أو أنها تخفف من التكاليف.
إن تقديمك ورقة مواصفات المنتج للموردين، يظهر احترافيتك كمستورد، ويعطيك طابعاً مميزاً كخبير في هذا المنتج؛ بالتالي لن يفكر المستورد في محاولة استغلالك، وستلقى خدمة عملاء جيدة.
3. ضمان الجودة العالية
تظهر أهمية ورقة مواصفات المنتج لضمان جودة المنتجات في ثلاث نقاط:
- تقوم المصانع الصينية على وجه العموم؛ بالإنتاج حسب الجودة التي تريدها، فإذا تركت لهم المجال ولم تحدد الجودة المطلوبة، لا يمكنهم التعرف على الجودة التي تريدها، و ستعمل على الإنتاج تحت جودة منخفضة نسبياً.
- قد تغتنم بعض المصانع هذه الفرصة لخفض تكاليفها المتعلقة بالإنتاج، فمن شأن تحديد متطلبات منتجاتك بوضوح في ورقة مواصفات المنتج؛ أن يحد من مساحة الموردين لاستخدام مواد أرخص، أو تغليف منخفض الجودة، وما إلى ذلك.
- عند توكيلك لشركة خدمات تجارية؛ من أجل مراقبة وفحص الجودة، ستحتاج هذه الشركات للورقة من أجل استخدامها كدليل عند المطابقة والمعاينة.
4. التعرف الدقيق على سعر المنتج
إذا لم يحصل المورد على متطلباتك بشكلِ واضح ومفصل؛ لا يمكنهم إعطاءك السعر الحقيقي. على سبيل المثال: لو أردت استيراد الحقائب اليدوية، ولم تطلب نوعية جلد معينة، فإنك ستحصل على السعر الأدنى من الموردين بناءً على معايير الجودة المنخفضة، أما عند طلبك لنوع معين، “جلد إيطالي مثلاً”؛ حينها تحصل على السعر الدقيق والمناسب لطلباتك المحددة.
5. تساعدك عند إبرام العقد
من الحكمة إدراج ورقة مواصفات المنتج في العقد، وجعل المورد أو المصنع يوقع عليها، لأنها تساعدك على ضمان حقوقك في حال كان هناك إخلال بالمواصفات المطلوبة.
مثال: خدش أكبر من 3 سم في القطعة يُعتبر عيباً ويجب صناعة غيره.
6. تعتبر مرجعًا عند تقييم العينات
فعند وصول العينات إليك، تستطيع التأكد من جودتها، وتقييمها بناءً على ورقة مواصفات المنتج؛ حيث ستبدأ بالتأكد من كل التفاصيل واحداً تلو الأخر ، لتضمن عدم نسيان أي منها.
7. تساعدك عند التخليص الجمركي
تقوم الجمارك بفحص الجودة لبعض المنتجات؛ كالمنتجات الطبية والغذائية ومستحضرات التجميل وغيرها، ولا بد لهم من معرفة معايير الجودة الخاصة بك، والشهادات، وحدود التعبئة، وهذه المعلومات تندرج ضمن ” قائمة التعبئة“؛ التي تستطيع إعدادها بسهولة عند وجود ورقة مواصفات؛ التي تحوي كل تلك المعلومات سلفاً.
كيف تقوم بإنشاء ورقة مواصفات المنتج؟
في الحقيقة؛ لا يوجد شكل ثابت لورقة مواصفات المنتج المستورد، أو قالب معين يمكنك الاعتماد عليه دائماً. من الواضح أن مواصفات ومعايير منتج كألواح الطاقة الشمسية، تختلف تماماً عن مواصفات منتجات الأقمشة والملابس؛ ولكن جوهر المواصفات للمنتج ثابت حتماً، فهي تحدد مواصفات المنتج ونوعه ووظيفته.
سنضع لك أهم ما يجب إدراجه في القائمة، وسنضرب لك أمثلةً عن كل نقطة. بافتراض أنك تريد استيراد سيارات كهربائية للأطفال من الصين
1. وصف المنتج (فكرة عامة عن المنتج)
وهو بمثابة تعريف عن المنتج، يتضمن أسم المنتج، والطراز والنوع وصورة عامة له.
2. مواصفات المنتج الدقيقة
بعد التعريف عن المنتج وأهم أجزائه، يجب عليك البدء في كتابة مواصفات المنتج الدقيقة وكل ما تريده. عليك أن تكون وصفياً بقدر ما تستطيع، وتسرد المواصفات، متخيلاً أن المُصنع جديداً في الصناعة، وعليك مراعاة شرح مايلي:
- الوزن.
- اللون.
- الأبعاد.
- نوعية المادة الخام.
- كمية الطلب.
- السعر المستهدف.
بالعودة للمثال السابق:
3. صور للمنتج المطلوب
إن مواصفات المنتج لا تقتصر على النصوص الكتابية؛ بل يجب عليك إدراج صور “3D” للمنتج ومكوناته، فهي تشرح المنتج وتفاصيله بشكل أفضل لتحصل على ما كنت تتوقعه بالضبط.
4. شروط و مواصفات التعبئة والتغليف
التعبئة والتغليف أمر مهم جداً في التجارة الدولية، فإن التغليف غير الجيد، قد يضر في مبيعات المنتج، أو قد يضر المنتج نفسه أثناء عملية الشحن ويعرضه للتلف أو الأضرار؛ بالتالي لابد لك من النظر جيداً في مسألة التغليف، وأن تضعها كشرط ضمن ورقة مواصفات المنتج.
تتضمن مواصفات التعبئة مايلي:
- نوعية مادة التغليف.
- مواصفات مادة التغليف.
- أبعاد مادة التغليف.
5. معايير تشترطها دولتك (بلد الاستيراد)
بالإضافة إلى كل ما ذكرناه من معلومات؛ لا تنسى أبداً إضافة شروط البلد الذي تريد الاستيراد إليه، ووضعها بشكل واضح في ورقة مواصفات المنتج، لتلافي المشاكل التي قد تتعرض لها عند التخليص الجمركي، فبعض البلدان تضع شروطاً مختلفة على بعض المنتجات المستوردة مثل:
- البيانات المكتوبة على المنتج.
- وضع دولة المنشأ على التغليف.
- شهادة الجودة وغيرها.
بإمكانك الحصول على تلك الشروط عن طريق المواقع الحكومية عبر الإنترنت، أو استشارة مخلص جمركي.
أدوات مساعدة في تدوين ورقة مواصفات المنتج:
- إذا كنت تريد استيراد منتج ما، ولا تعرف خصائصه ومكوناته بدقة؛ ننصحك بالبحث عنه عبر موقع علي بابا، فالموقع يتيح لك التعرف على أهم تفاصيل المنتج؛ إذ يدرج أكثر من 15 تفصيل عن كل منتج.
- بإمكانك زيارة موقع XARA، فهو يستعرض الكثير من القوالب الجاهزة التي يمكنك استعمالها في إنشاء ورقة مواصفات المنتج والتى قد تكون نقطة جيدة للبدء.
- نوصي بترجمة ورقة مواصفات المنتج المستورد من الصين ( ان كنت تستورد من الصين ) إلى اللغة الصينية، ويمكنك استخدام موقع مايكروسوفت بينغ للترجمة إلى اللغة الصينية البسيطة.
الخلاصة
تعد ورقة مواصفات المنتج من أهم الأدوات التي تساعدك في التخطيط الصحيح للاستيراد، وضمان الجودة التي تريدها.
ليس من الغريب أن تسمع المشترين يتحدثون عن تجاربهم السيئة مع المصنعين الصينيين. لكن في الحقيقة إذا نظرت جيداً في تلك القصص؛ ستجد هؤلاء المشترين افتقروا أو فشلوا في تنفيذ خطة الجودة وضمانها.
إذا وصلت إلى نهاية هذا المقال، فتهانينا لك. أنت الآن قادر على إنشاء ورقة مواصفات المنتج باحترافية، وتستطيع الحصول على أي منتج تريده وتتوقعه، لتحظى بتجارة دولية رابحة وآمنة.
