إن عدم طلب عينات بضاعة من الموردين لمنتجك الذي تريده؛ من شأنه أن يسبب مشاكل كارثية على مستوى الجودة والمواصفات، وقد يتسبب في فشل العملية الاستيرادية بالكامل، فهي من أهم معايير اختيار المورد الأفضل.
علاوةً على ذلك؛ فإنه وبالغالب سيُبنى على طلبك للعينات دفع جزء من قيمة البضاعة، لذلك لا بد من الانتباه إلى مسألة طلب العينات، والتعرف على كل ما يخص هذه العملية.
هذا المقال سيقدم لك دليلاً كاملاً عن أنواع العينات، وكيفية طلبها والدفع لها.
أولاً: لماذا عليك طلب عينات بضاعة من منتجك؟
تكمن أهمية طلب العينات في 4 نقاط رئيسية وهي:
- التأكد من معايير الجودة التي طلبتها وتجربة المنتج
بالتأكيد لا ترغب في أنفاق أموالك على منتجٍ أنتَ غير متأكد منه!
طلبك للعينة يتيح لك التأكد من مواصفات الجودة وحقيقة المنتج بشكل ملموس، والجدير بالذكر أن بعض المستوردين يكتفون بالصور التي يرسلها المورد أو الفيديو وهذا أمر خاطئ تماماً؛ فحتى الصور من الممكن أن تعدل أو تخفي عيباً ما، أو قد تكون صورة المنتج جذابةً حقاً ولكن فاعليته رديئة في الحقيقة. لهذا السبب فالصور والفيديوهات غير كافية للتأكد من المنتج.
- يعطي الأمان للعمليّة الاستيرادية
بالإضافة إلى التأكد من المعايير والمواصفات التي تريدها، يعد طلب العينات وموافقة المورد على ذلك؛ دليلاً على صدقه في التعامل والتأكد من أنك تتعامل مع مورد موثوق، مما يمنحك الأمان في التعامل معه.
- تقييم الموردين وكفاءتهم
أيضاً يساعدك طلب عينات بضاعة لمنتجك، في تقييم الموردين وكفاءتهم في الإنجاز، والتسليم في الوقت المحدد.
- ما هو الوقت المستغرق لتصنيع المنتج؟
- ما هو الوقت المُستغرَق للشحن؟
- بالإضافة إلى سرعة الرد والاستجابة، ومدى الدقة في تلبية المعايير التي تطلبها!
اجعل هذه النقاط علامات مقارنة بين الموردين لاختيار الأكثر كفاءةً بينهم.
- يُظهر أنك جاد
الموردون يتلقون يومياً مئات الرسائل والطلبات من العملاء، إلا أن هذه الرسائل ليست كلها ذات فاعلية، ولا يتعامل معها المورد على أنها رسائل من عملاء محتملين؛ ولكن طلبك لعينات بضاعة، يعطي انطباعاً بأنك عميل جاد وتريد الشراء حقاً، لذلك ستلقى اهتماماً من الموردين وترحيباً بكل الأسئلة التي تطرحها لاحقاً.
ثانياً: أنواع عينات المنتجات
تُقسم العينات من حيث نوعيتها إلى أربعة أنواع، سنطرحها لك بالتفصيل لتعرف الفرقَ بينها، وأياً منها ستختار عندما تريد طلب عينات بضاعة لمنتجاتك.
- عينات ينتجها المصنع “غير مخصصة”
وهي عينات ينتجها المصنع مسبقاً “دون مواصفات مخصصة”؛ من أجل إظهار صورة التصنيع له وجودتها. يمكنك طلبها عندما تريد استيراد بضاعة لا تحتاج فيها إلى تخصيص شيء “كالقماش مثلاً”، ويمكنك الحصول على هذه العينات بسرعة من العديد من المصادر، إلا أنها لا تعتبر طريقةً مجدية لتحديد قدرة المصنع على تخصيص منتج ما لك.
يمكن تقسيم عينات المصنع إلى قسمين رئيسين:
- عينة المواد (المواد الداخلة في التصنيع).
- عينة الأجزاء (الأجزاء المكونة للمنتج).
- عينات ما قبل الإنتاج “المنتجات المخصصة”
وهي نوعية العينات التي تحصل عليها عند طلبك لمنتجٍ ذي مواصفاتٍ خاصة، للتأكد من تطابق المعايير التي طلبتها، والتعرف من خلالها على كفاءة المورد في تخصيص المنتجات.
العينات من هذا النوع هي نقطة أساسية؛ تتمكن بعدها من إعطاء الضوء الأخضر للبدء في إنتاج الكمية المطلوبة، أو الاستغناء عن المورد واختيار غيره. (لا بد أن تملك موردين احتياطيين)
ولا تسمح للمورد أن يسد الفجوات أمامك (مثلاً أن يختار المواد والمكونات بنفسه وإقناعك بها)، لأن هذا قد يؤدي إلى استخدامه لموادٍ رخيصةٍ ودون المستوى المطلوب.
- عينات المراحل الإنتاجية
ونعني أنها عينات لكل جزء من أجزاء المنتج قبل التجميع، إذا كنت تطلب منتجاً مكوناً من عدة أجزاء، ويحتاج كل جزء إلى تصميم أو مصنع مختلف.
تستطيع التأكد عند طلبك لهذا النوع من العينات من:
- الفحص المختبري للسلامة.
- الاختبارات الوظيفية لكل جزء على حدى.
- مراقبة الجودة.
وننصح بالتعامل مع طرف ثالث (شركات تفتيش) بعد جمع دفعة من العينات، للتأكد من أن المورّد لا يقدم عينات ليست من الدفعة الفعلية من المنتجات.
مثال للتوضيح:
لنفرض أنك تريد استيراد (خلاط فواكه منزلي) والمواصفات المطلوبة هي:
- محرك ذو قوة معينة.
- قاعدة كروم محددة.
- إناء زجاجي معين.
فحصولك على عينات من المحرك والقاعدة والإناء؛ كلٌ منها على حدى، يمكّنك من فحص الجودة بشكل دقيق، ومعرفة أين العيوب إن وجدت.
- عينة المنتج الافتراضية
وهي عبارة عن عينات يتم إنشاؤها رقمياً عن طريق برامج التصميم 3D، لعرض المنتج واختباره في بيئة رقمية.
إن هذا النوع لا يعتبر بديلاً عن العينات المادية؛ بل هو وسيلة مناسبة للتأكد من فهم المورد لطلبك، أو محاكاة طريقة عمل العينة قبل إنتاجها.
تعرف أيضًا على الطريقة الصحيحة للتفاوض مع الموردين.
ثالثاً: الطريقة الصحيحة لطلب عينات بضاعة من المنتجات المطلوبة
بعد تعرفك على أنواع العينات التي يمكن لك أن تطلبها، حان وقت البدء في طلب العينات، ولكن ما هي الطريقة الصحيحة؟
الآن سنناقش بنود طلب العينات كل منها على حدى، و سنعطي أمثلة عملية لكل منها، وسنترك لك نموذج طلب عينات تستطيع الاستعانة به.
- إرسال رسالة بريد واضحة
يجب أن تكون الرسالة واضحة التفاصيل وشاملة لكل ما تريد، وأن تكتب الإيميل بلغة بسيطة وواضحة. وإليك مثال عملي يمكنك الاستعانة به.
Subject: Request for Product Sample Yoga Mat
Good day,
My name is Ahmad from Hustle and Health Solutions. We are looking to purchase and develop our own high-quality yoga mats for the US market. You can find attached several photographs and a short video of our product design and full specifications.
We are interested in finding an exclusive license to manufacture and distribute this new patent-pending design and believe that your company would be the perfect fit.
Specifications:
- Size – 80cm x 36cm
- Textured, Non-Slip surface
- Durable foam; latex-free with phthalate-free inks
- Extra Thick, Extra Wide
Please also provide us with more information about the manufacturing process and how long it takes to develop product samples with similar specifications.
Please don’t hesitate if you need further information or if you have additional questions.
We would like to request for a short video chat to see what the product looks like before sending.
Once complete, please send the sample to the same address we specified.
Looking forward to hearing from you.
Best Regards,
Ahmad Saleh
Hustle and Health Solutions
يمكنكم الاستعانة بمترجم Reverso لترجمة هذا الإيميل.
- تضمين صور وفيديو للمنتج أو منتجات مشابهة
قم بإرسال مقاطع الفيديو والصور للمنتج الذي تريده، أو قم بإرسال الصور التي ترى أنها قد تتماشى مع معايير طلبك.
على سبيل المثال: “نريد اللون كما هو لون هذا المنتج، أو نريد المظهر الخارجي للمنتج يشبه الشكل الذي في الصورة” وهكذا..
- تضمين أي تفاصيل مطلوبة وإعداد ورقة مواصفات المنتج
يجب عليك عدم إغفال أي تفصيل حول المنتج قد ترى أنه مهم؛ إذ عليك القيام ببناء ورقة مواصفات المنتج الخاص بك وتضمين جميع المواصفات بدقة؛ إذ أنه كلما تعمقت في تفاصيل المنتج، كان ذلك أفضل لك و للمورد.
- السؤال عن مدى اختلاف العينات المرسَلة عن المنتجات بعد التصنيع
كيف يحدث هذا الأمر؟
إن المصنع ينتج الكثير من المنتجات ذات الصفات الموحدة، وعند طلبك للمنتج بمواصفات خاصة، قد يتطلب هذا مواداً جديدةً، أو حتى آلةً أخرى لإنتاج العينة، ولكن ماذا عن طلب كمية كبيرة بعد العينة؟ هل ستتوفر هذه المواد؟
لذلك يجب عليك سؤال المورد عند طلب عينات بضاعة، عن مدى اختلاف العينة عن المنتج بعد طلب الكمية.
رابعاً: اطلب العينات من أكثر من مورد
لا يجب الاكتفاء بمورد واحد فقط؛ بل ننصح بالتواصل مع ما لا يقل عن 10 موردين، وطلب العينات منهم، و إنشاء قائمة مرجعية لهم، ومن ثم المقارنة بينهم من حيث الدقة في إنتاج الجودة التي تحتاجها، وسرعة الاستجابة والتصنيع والشحن.
خامساً: الدفع مقابل طلب عينات بضاعة من الموردين
قد يختلف السعر الذي تدفعه مقابل العينات، عن السعر النهائي للمنتج عند الشحن بشكل كامل للكمية المتفَق عليها، أو قد يكون سعر العينة بالسعر الطبيعي للمنتج. يرجع ذلك للاتفاق بينك وبين المورد.
لكن على العموم فإن طرق الدفع مقابل العينات تنقسم حسب عدة اعتبارات:
- دفع السعر مقابل العينة بالسعر الطبيعي
وهنا يتوجب عليك دفع ثمن العينة حسب سعر المنتج المتفق عليه، وتحمل تكاليف شحن العينة. في العادة ينصح بشحن هذه العينة عبر الشحن الجوي وذلك لسرعة وصول العينة بأمان.
- تقاسم التكلفة بينك وبين المورد
أي الاتفاق مع المورد بتقاسم تكلفة المنتج و شحنه إليك.
- خصم قيمة العينة عند الطلب
فبعض الموردين يوافقون على خصم تكلفة العينات عند طلبك الأول.
- إضافة تكاليف العينة على تكلفة الطلب الأول
ويعني تحميل تكاليف العينات على تكاليف الطلب النهائي لك.
- تحمل المورد لتكاليف تصنيع وإرسال العينة وحده
كما قلنا، كل هذه الاعتبارات يتم الاتفاق عليها مع المورد، فقط كن على استعدادٍ أنه؛ إذا كانت العينات مطابقة لطلبك فأنك ستقوم بطلب كمية أكبر.
سادساً: رفض المورد إرسال عينات.. ما العمل؟
قد يواجهك مثل هذا الأمر أحاياناً، كأن يقوم المورد يالتهرب عند طلب عينات بضاعة لمنتجك، وهذا أمر وارد رغم أنه قليل الاحتمال، وقد يعود ذلك في العادة إلى سببين رئيسين:
- ربما لم تُظهر له احترافيتك أو لم تُظهر له جديتك في التعامل معه، لذلك قد يرفض إرسال العينات لك، لكن طالما أنك على استعداد لدفع التكاليف، لا نظن أن المورد سيتهرب من ذلك،
- في الغالب قد يكون هذا المورد غير صادق في التعامل ولديه نية في الاحتيال عليك، لذلك عليك الابتعاد عنه.
عموماً إذا صادفت مثل هذا الأمر أظهر أنك مستعد لدفع تكاليف طلب العينة، وإن رفض بعد ذلك فلا تحاول التواصل ثانيةً مع هذا المورد، ولا تتواصل معه في المستقبل.
كيف أبدأ؟
الآن وبعدما تعرفك على كل المعايير التي تخص طلب عينات بضاعة من الموردين؛ ابحث جيداً في تفاصيل منتجك، واعرف كل ما تريد أن تضعه في المنتج، ثم قم بإرسال رسالة طلب عينة من المنتج إلى كل الموردين لديك في القائمة، لرؤية المنتج بشكل ملموس وفحصه، قبل وضع ميزانيتك في المشروع.
