تعد قائمة التعبئة من أهم المستندات عند إرسال أو استلام أي شحنة استيرادية، فقائمة التعبئة عبارة عن ملخص مُفصّل لما تقوم بشحنه، طبيعة الشحنة، كميتها ووجهتها.
عند استيراد شحنة سيطلب منك مجموعة من المستندات وسيطلب منك تعبئتها بشكلٍ صحيح.ومن أهم هذه المستندات قائمة التعبئة لأنها سترافق شحنتك وتساعد وكيل الشحن ومخلص الجمارك والمستلمين. فهي توضّح المحتويات الدقيقة لشحنتك، ويمكن أن يتسبب أي خطأ في قائمة تعبئة الشحن في تأخير التخليص في ميناء الوجهة.
ما هى قائمة التعبئة الـ Packing list؟
قائمة تعبئة الشحن أو قائمة التعبئة: هي واحدة من أهم المستندات عند الاستيراد أو التصدير. وهي عبارة عن قائمة تشكل ملخصًا مفصلًا للبضاعة المشحونة، كمية البضاعة ووصفها وطبيعتها ووزنها دون أن يتم كر سعرها.
من الذي يقوم بإعداد قائمة التعبئة؟
يقوم المورّد بإعداد قائمة التعبئة وإرسالها إلى مكان البضائع ليتم إحصاءها بشكلٍ دقيق للبضائع المرسلة، وبمجرد أن يتم تجهيز البضائع وتعبئتها، يتم إرسال القائمة معها إلى وجهتها، ومن المهم تعبئة القائمة بدقة لأن وجود أي خطأ في قائمة تعبئة الشحن قد يتسبب في تأخير التخليص الجمركي في ميناء الوجهة ويتسبب لك بالمزيد من التكاليف.
أهمية قائمة التعبئة ( Packing list )
غالبًا ما يُنظر إلى قائمة التعبئة على أنها موضة قديمة وعناء لا داعي له، سيما وأن غالب المعلومات الموجودة فيها مذكورة في بقية المستندات اللازمة للشحن. ويتم إصدارها على مضض مع التفاصيل اللازمة لجعلها مستندًا مفيدًا لك كمورد وللمستورد ووكيل الشحن والمخلص الجمركي.
لكن قائمة تعبئة الشحن مهمة حقًّا وإليك 9 أمور تبين أهمية قائمة التعبئة:
- لأنها توضح جميع التفاصيل الضرورية من عدد العبوات ونوعها، وأبعاد ووزن كل عبوة، حجم كل عبوة، ورقم كل عبوة، ووصف المنتج، ورقم الفاتورة التجارية.
- تعتبر ضرورية لإعداد الفاتورة الأولية، بوليصة الشحن الداخلية، وتحدد التفاصيل المطلوبة لشهادة المنشأ.
- توفر التفاصيل والمعلومات التي يتطلبها القانون من قسم معلومات التصدير الإلكتروني في نظام التصدير الآلي.
- تعد إثبات على سلامة المواد وخلوها من أي مواد خطرة ضارة أو ممنوعة.
- تعتبر ضرورية للحجز مع شركة النقل الدولية ومن ثم إصدار بوليصة الشحن الدولية.
- يطلبها المخلص الجمركي للمستورد لإدخال البضائع إلى دولته لاحتوائها على التفاصيل المطلوبة.
- في حالة فقد البضائع أو تلفها أثناء الرحلة، يمكنك استخدام قائمة التعبئة للمطالبة بالتأمين.
- توفر لك كمورد القدرة على حصر المنتج الذي تتلقاه بدقة، ومن ثم مطالبة المورد بالتعويض عن أي اختلاف في البضائع.
- يمكن استخدامها لطلب سداد ثمن الشحنة.
محتويات قائمة التعبئة
- تأكد من احتواء قائمة التعبئة على أكبر قدر ممكن من التفاصيل حول الشحنة، فذلك سيوفر وقتًا أثناء التخليص الجمركي المعلومات الأساسية:
- التاريخ.
- معلومات الاتصال بالشاحن والمورد.
- معلومات الاتصال الخاصة بك كمستورد.
- عنوان منشأ البضاعة.
- عنوان وجهة البضائع.
- العدد الإجمالي للحزم ضمن هذه الشحنة، ووصف مفصل لكل عبوة، حجم ووزن كل عبوة، حجم ووزن الشحنة بأكملها.
- رقم الفاتورة التجارية لهذه الشحنة
- كذلك يجب أن تتضمن قائمة تعبئة البضائع الخاصة بك معلومات حول عدد الوحدات والصناديق وأي معلومات تغليف أخرى متاحة، ويجب أن تتطابق كل هذه التفاصيل مع الفاتورة التجارية وتعكس نفس الأطراف المشاركة في المعاملة.
- ويجب أن تشير قوائم التعبئة أيضًا إلى ما إذا كان الخشب الصلب قد تم استخدامه لتعبئة الشحنة وتقديم شهادة التبخير أو المعالجة الحرارية اللازمة إن وجدت.
مفاهيم خاطئة عن قائمة التعبئة
قد يكون العديد من شركات الشحن على دراية بأهمية بوليصة الشحن ودورها المهم في ضمان ملكية البضائع وعند التأمين على البضائع. ومع ذلك، يجب عدم إغفال أهمية قائمة تعبئة الشحن.
هناك جوانب مهمة في هذا المستند يجب أن تكون على دراية بها. قد يؤدي أي سوء فهم بسيط لهذه الوثيقة إلى تأخيرات غير ضرورية والرسوم المقابلة لها.
فيما يلي المفاهيم الخاطئة الثلاثة الأكثر شيوعًا فيما يتعلق بقائمة تعبئة الشحن:
ختامًا اعلم انه بمجرد وصول الشحنة إلى ميناء الوجهة “بلد الاستيراد”، سيتم وزنها وقياسها، ومقارنتها بالمعلومات الموجودة بقائمة تعبئة الشحن. لذا عليك التأكد من صحة هذه المعلومات، لأن أي اختلاف بين المعلومات الفعلية وتلك التي في قائمة التعبئة يمكن أن يتسبب لك في تأخيرات كبيرة وإبقاء الشحنة في الميناء وقتًا أطول من المخطط له، خاصةً لأنه لا يمكن نقل الشحنة حتى يتم التحقق من صحة هذه المعلومات، وهذا يعني تكاليف أعلى وربحًا أقل، لذا لا تستخف بقائمة التعبئة واحرص على أن تتأكد من تعبئتها بدقة.
